Son güncelleme: 10.10.2026
Bu metin, BulutRehber kullanan kurumların velilere ve öğrencilere vermesi için hazırlanmış bir örnektir. Köşeli parantez içindeki yerleri kendi bilgilerinizle doldurun, kurumunuzun gerçek uygulamasına göre düzenleyin ve gerekirse hukuk danışmanınıza gözden geçirtin. Metnin veri sorumlusu BulutRehber değil, kurumunuzdur.
Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Veli ve Öğrenci Aydınlatma Metni
Veri sorumlusu: [Kurumun tam unvanı], [adres], [e-posta], [telefon] (“Kurum”).
Kurum, öğrencimize rehberlik ve eğitim koçluğu hizmeti sunarken 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca aşağıdaki kişisel verileri işler.
1. İşlenen veriler
- Öğrencinin kimlik ve okul bilgileri: ad, soyad, sınıf, okul, şube, okul numarası, [cinsiyet], [doğum tarihi], [öğrencinin ve velinin T.C. kimlik numarası — yalnızca resmî yazışma ve sözleşmeler için, kurum bu bilgiyi topluyorsa], hedef okul ve puan.
- İletişim bilgileri: öğrencinin ve velinin telefonu ve e-posta adresi, velinin adı ve yakınlık derecesi.
- Eğitim ve takip bilgileri: haftalık çalışma programı, günlük çalışma girişleri (çözülen soru, okunan sayfa), deneme sonuçları, netler ve tahmini puanlar, kurs ve test ilerlemesi, rozet ve puanlar.
- Rehberlik bilgileri: görüşme notları ve takip hatırlatmaları, öğretmenlerin yazdığı ve rehber öğretmenin onayladığı görüşler, size ayrıca yayımlanan görüşme özetleri ve portfolyo, öğrencinin doldurduğu envanter ve anketlerin yanıtları ve sonuçları. Bu kayıtlar öğrencinin duygusal durumuna veya sağlığına ilişkin bilgi içerebilir.
- Kurum işleyişi: dönem ve şube kaydı, öğrencinin fotoğrafı (kurum yüklerse), ders programı, öğrencinin veya velinin işaretlediği uygun olmayan saatler, devam (yoklama) kayıtları, taranarak okunan deneme cevap kâğıtları, velinin bildirdiği mazeretler ve eklediği belgeler (doktor raporu sağlık bilgisi içerebilir), ödevler, soru bazında deneme cevapları ve konu analizleri.
- [Ödeme bilgileri: kayıt sözleşmesi, taksitler, tahsilatlar ve makbuzlar; ödeme yapan velinin adı ve iletişim bilgileri.]
- Hesap bilgileri: öğrenci ve veli portalının kullanıcı adı, şifre özeti ve giriş kayıtları.
2. Amaçlar
Öğrenciye kişisel çalışma programı hazırlamak ve takibini yapmak; deneme sonuçlarını değerlendirmek; rehberlik görüşmelerini planlamak ve kaydetmek; öğrencinin ilgi, alışkanlık ve eğilimlerini envanterlerle tanımak; öğrenciye ders ve test atamak; veliyi öğrencinin durumu hakkında bilgilendirmek [ve haftalık özet e-postası göndermek].
3. Hukuki sebepler
Veriler KVKK m.5/2 kapsamında Kurum ile veli arasındaki [eğitim / kayıt / koçluk] sözleşmesinin kurulması ve ifası (c), Kurumun hukuki yükümlülükleri (ç) ve öğrencinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Kurumun meşru menfaati (f) sebeplerine dayanır. Sağlığa ilişkin olabilecek rehberlik kayıtları KVKK m.6'daki şartlarla, [bu şartlardan biri bulunmadığında velinin açık rızasıyla] işlenir.
4. Aktarım
Kurum, bu verileri çevrim içi rehberlik platformu BulutRehber üzerinde tutar. BulutRehber'in sağlayıcısı Ferhat Canberk Döğer (şahıs işletmesi, ticari unvan: Kortex Bilişim; ürün: BulutRehber), verileri yalnızca Kurumun talimatıyla ve veri işleyen olarak işler; sunucular ve yedekler Türkiye'dedir. Hizmetin güvenliği ve e-posta gönderimi için yurt dışında yerleşik teknik sağlayıcılar (Cloudflare, Google) kullanılır; bu aktarım KVKK m.9'a uygun standart sözleşmeyle yapılır. Veriler ayrıca kanunen yetkili kamu kurumlarına ve [öğrencinin öğretmenlerine / kurum yönetimine] görevleriyle sınırlı olarak açıklanabilir. Görüşme notları öğrenci ve veli portalında gösterilmez. [Kurum yapay zekâ özelliklerini kullanıyorsa:] Açık rızanız olması hâlinde sizin ve öğrencinin yapay zekâya yazdığı mesajlar ile öğrencinin sınıfı, hedef sınavı ve çalışma/deneme sayıları, yanıt üretilmesi için Anthropic, PBC'ye (ABD) iletilir; ad, soyad, okul ve iletişim bilgisi iletilmez. Öğretmenler, öğrencinin sayılarından yapay zekâ yorumlu rapor hazırlayabilir; bu raporlarda da yapay zekâya ad gönderilmez ve rapor öğretmen onaylamadan size gösterilmez. [Kurum WhatsApp bildirimlerini kullanıyorsa:] İzin verdiğiniz numaraya, BulutRehber'in WhatsApp numarasından kısa bildirimler gönderilir; numaranız ve bildirim metni WhatsApp üzerinden iletilir.
[Kurum ödeme kayıtlarını muhasebe programına (ZenitERP) aktarıyorsa: ödeme yapan velinin adı ve iletişim bilgileri, sözleşme, fatura ve tahsilat bilgileri faturalandırma ve muhasebe yükümlülükleri için bu programa aktarılır. Kurum bildirimleri SMS ile gönderiyorsa, velinin telefon numarası ve mesaj metni SMS hizmet sağlayıcısına (Netgsm, Türkiye) iletilir; veli SMS almayı istediği an reddedebilir.]
5. Saklama
Veriler öğrenci Kurumda kayıtlı olduğu sürece ve kayıt sona erdikten sonra [süre, ör. 1 eğitim-öğretim yılı] saklanır; süre sonunda silinir. Silinen veriler BulutRehber yedeklerinden en geç 30 gün içinde çıkar.
6. Haklarınız
KVKK m.11 uyarınca verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi ve kopya isteme, düzeltme, silme, aktarıldığı kişileri öğrenme, otomatik analiz sonucu aleyhe bir sonuca itiraz etme ve zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz. Başvurunuzu [e-posta adresi] adresine veya [adres] adresine yazılı olarak iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır.
Açık rıza (yalnızca gerekiyorsa, aydınlatmadan ayrı olarak)
Aşağıdaki bölüm, açık rızaya dayanılan işlemler için ayrı bir belge olarak sunulmalıdır. Rıza vermemek öğrencinin temel hizmetten yararlanmasını engellemez ve rıza her zaman [e-posta adresi] adresine yazarak geri alınabilir.
Verdiğiniz iletişim izinlerini (WhatsApp, SMS ve diğerleri) veli veya öğrenci portalındaki “İletişim izinlerim” sayfasından görebilir, değiştirebilir ve geri alabilirsiniz; 18 yaşından küçük öğrenci kendi adına yalnızca izni geri alabilir, izin vermeyi veli yapar.
☐ Çocuğum [öğrencinin adı soyadı] ile yapılan rehberlik görüşmelerinde ve doldurduğu envanterlerde ortaya çıkan, duygusal durumuna veya sağlığına ilişkin bilgilerin, yukarıdaki aydınlatma metninde açıklanan amaçlarla Kurum tarafından BulutRehber platformunda kaydedilmesine ve saklanmasına açık rıza veriyorum.
☐ Çocuğum [öğrencinin adı soyadı] ile ilgili BulutRehber yapay zekâ sohbetinin (çocuğumun ve benim kullanımım için) açılmasına; yazılan mesajların ve çocuğumun sınıf, hedef sınav, çalışma, deneme ve kurs sayılarının yanıt üretilmesi amacıyla yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısı Anthropic, PBC'ye (ABD) aktarılmasına açık rıza veriyorum. Yapay zekâ hata yapabilir; çocuğumun konuşmalarını rehber öğretmeni görebilir. Bu rızayı veli alanından da verebilir ve geri alabilirim.
☐ [Telefon numarası] numaralı cep telefonuma, BulutRehber'in WhatsApp numarasından, başında Kurumun adıyla bildirim gönderilmesine izin veriyorum. Bildirimlerde benim ve çocuğumun adı ile şu bilgiler yer alabilir: devamsızlık ve geç kalma, deneme adı ile toplam net ya da puan, kurs adı ve son tarihi, taksit tutarı ve vadesi, haftalık kısa özet, paylaşılan raporun adı ve Kurumun duyuruları. “DUR” yazarak istediğim an çıkabilirim.
☐ Çocuğumun adının ve soyadının baş harfinin (“Ad S.”), kurumun açtığı grup içi ve/veya kurum geneli çalışma sıralamalarında (çalışılan gün, program tamamlama ve gelişime göre) diğer öğrencilere görünmesine izin veriyorum. Çocuğum ya da kurum, çocuğumu istediği an sıralamalardan gizleyebilir.
Velinin adı soyadı: ……………… Tarih: ……………… İmza: ………………
Kurum için not: Velinin bilgilendirildiği ve gerekiyorsa onay verdiği tarihi BulutRehber'de öğrenci kartındaki “Veli bilgilendirme / onay tarihi” alanına girebilirsiniz. İmzalı belgenin aslını kurumunuzda saklayın.